Organiza tu día a día para crecer con tu negocio – Productividad para coaches, psicólogos y CHO

 

¿Sabes que puedes hacer para aumentar tu productividad y poder por fin hacer crecer tu negocio? 

Porque sí, ya sabemos perfectamente cómo definir objetivos y qué herramientas usar para definir las metas, pero siendo realistas, en el día a día es imposible. 

Por muy agendado que tengamos todo, terminamos dejando de lado lo importante por ocuparnos de lo urgente: llamadas, emails y cualquier imprevisto que surja. 

Y así, semana tras semana, mes tras mes, sin que sepas qué puedes hacer al respecto. 

Pues bien, hoy quiero compartir las claves que te ayudarán a organizar tu día a día de una forma realista para que esta vez sí que sí cumplas y hagas crecer tu negocio. 

 

Cómo organizar el día a día 

Después de tantos años trabajando por cuenta propia he podido comprobar como no todos los consejos que se dan son aplicables para todo el mundo. 

Y es que siempre solemos tender a generalizar y a pensar que todo vale para todos, sin tener en cuenta que cada uno tiene unas circunstancias diferentes. 

Hay personas que tienen hijos pequeños, hay otras que tienen otros negocios, y hay otras que prefieren madrugar y levantarse a las 5 am mientras que otras trabajan solo por la tarde.

Cada uno tenemos una vida, y eso es algo que no se suele tener en cuenta a la hora de dar consejos sobre organización y productividad. 

Aquí tienes otro enfoque para poder maximizar tu rendimiento, con ideas que a mí me han servido y que creo que son aplicables también para casi todo el mundo. 

 

¿Cuántas horas quieres trabajar? 

Antes de ponernos a organizar tu día, es esencial definir cuántas horas quieres trabajar a la semana. Dependiendo de si quieres trabajar a jornada completa o a media jornada, definiremos un ritmo u otro. 

Aquí olvídate (o intenta al menos) los estándares de la empresa tradicional: ni tienes que trabajar 40 horas semanales para alcanzar tu máximo potencial ni tienes que reservar el sábado y el domingo como días libres. 

Tienes la gran ventaja de poder adaptar tu horario, que para eso has llegado hasta aquí: para tomar tus propias decisiones 🙂 

 

¿Qué quieres hacer fuera del trabajo? 

Cuando hayas definido las horas que quieres invertir en tu jornada laboral, toca pensar en qué es lo que quieres hacer fuera del trabajo. 

Eso es importante porque realmente podrás reservar tiempo para tus prioridades personales: pasar más tiempo con tus hijos, hacer deporte, aprender a tocar la guitarra… ¡Todo vale! 

Pero sí necesitas saber en qué estarás invirtiendo el tiempo que no le dediques a las obligaciones, para darle un sentido al resto de planificación. 

 

¿Cuál es tu prioridad este año?

La famosa lista de propósitos de año nuevo últimamente se está quedando un poco anticuada, más después de vivir una pandemia mundial que nos trastoca a todos los planes. 

Más allá del típico listado de propósitos, plantea tu prioridad para este año. Y para que sea mucho más completo, plantea una prioridad para cada área de tu vida:

  • Prioridad laboral 
  • Prioridad personal 
  • Prioridad bienestar 
  • Prioridad salud 

Las áreas de tu vida pueden ser tantas como las que tú consideres, pero mi recomendación es que te centres en 5. Así, podrás atender de una forma equilibrada a todas las esferas de tu vida sin descuidar nada. 

 

Prioridades de la semana: urgente vs. importante 

Las prioridades del año son un pilar esencial, pero también lo son las de la semana. 

Tienes que ser capaz de buscarle hueco a esas prioridades que has definido y concretarlas en espacios en tu agenda, y para ello, hay que saber diferenciar lo urgente de lo importante. 

Las tareas urgentes son aquellas que solemos pensar que son para YA (algunas veces, pueden esperar un poco más), y las importantes son las que supondrán un cambio cualitativo en nuestra vida. 

En tu negocio, por ejemplo, una tarea urgente sería contestar una llamada de un cliente que te ha pedido información sobre tus servicios, y una tarea importante sería desarrollar tu página web. 

Aprende a diferenciar las tareas urgentes e importantes, y dale espacio a las importantes por más urgencias que haya. Será la única forma de avanzar y no pasarte la vida apagando fuegos. 

 

Rutinas y hábitos

Para que todo fluya correctamente y no tengas esa sensación de estar en lucha constante contigo, las rutinas y hábitos son grandes aliados. 

En internet encontrarás muchísimos artículos sobre cómo establecer nuevas rutinas y hábitos, pero mi recomendación es que simplifiques todo lo que puedas. 

La simplicidad será la clave para que puedas crear un sistema sostenible y no abandones a la primera de cambio tus buenas intenciones. 

Eso sí, quédate con la idea de que tener una rutina y apoyarte en los hábitos diarios te ayudará sin duda a cumplir tus objetivos. 

 

Flexibilidad

Sé lo suficientemente flexible para no romperte. Porque como te decía antes, los imprevistos forman parte de nuestra vida cotidiana, y es inutil ignorar que están ahí. 

Por eso, el sistema que crees, ha de ser lo suficientemente flexible para atender a todos los eventos inesperados que ocurrirán. 

Te recomiendo agendar con suficiente tiempo tus tareas, tener un plan B por si el plan A no funciona, y reservarte cada semana huecos para poder atender las tareas no planificadas (como esas llamadas inesperadas). 

 

Reconoce tus logros y reajusta objetivos 

Y por último, para organizar tu día, toca ser autocrítico con uno mismo. 

Cuando acabes la semana, mira hacia atrás y reflexiona lo que ha ido bien y aquello que podría haber ido mejor. 

Piensa en qué podrías haber hecho mejor y anticípate a la planificación de la siguiente semana. 

Lo mismo cuando planifiques tu mes, tu trimestre, y tu año. 

Esto es una carrera de resistencia, en la que tenemos que aprender a ser mejores cada día sin caer en el error de la comparación. 

La reflexión será la llave para poder ser capaces de reconocer nuestros logos (y premiarnos por ellos) y de reajustar los objetivos para ser realistas. 

 

Bonus Extra: principales herramientas que te ayudarán a organizar tu día a día

 

Para darle forma a todo este plan, quiero compartir contigo mis herramientas favoritas para organizar tu día a día tanto profesional como personalmente.

 

Trello 

Trello es una aplicación fantástica que te permite crear tableros por cada uno de los proyectos que tengas. 

Por simplificarlo mucho y para que entiendas cuál es su función, sería como un corcho en el que tienes post-its con cada una de tus tareas, y dentro de estos post-its puedes tener más notas, checklist, enlazar documentos importantes, hablar con otros miembros de tu tablero… 

Asana

Asana también es una gran herramienta para organizar tus tareas y poder distribuirlas en tu agenda. Al igual que Trello, tiene la opción de trabajar en equipo o de forma individual. 

Asana es súper sencilla de utilizar y es de hecho la herramienta favorita de muchos para organizar su día a día. 

Google Calendar 

Una de las más populares sin duda a la hora de hablar de herramientas para la productividad es Google Calendar. 

Puedes crear diferentes calendarios dentro del mismo (por ejemplo, uno para el trabajo, otro para tus hijos, otro para tu bienestar) y compartirlo, sincronizarlo con otras aplicaciones y hacer eventos recurrentes o moverlos de un día a otro. 

Toggl 

Y una de las más importantes (y de mis favoritas) es Toggl, una app que te permite monitorear cuánto tardas en hacer tareas para así poder organizarte de forma más realista las siguientes semanas, ser consciente de lo que has invertido en hacer determinada cosa y poder tomar decisiones mucho más estratégicas. 

Lo mejor de todo es que estas herramientas son gratuitas y encontrarás montones de tutoriales sobre cómo sacarle el máximo partido. 

Espero que estas 7 claves y las herramientas te hayan inspirado para que puedas organizar tu día mucho mejor y que la planificación te lleve a lograr tus objetivos. 

Ya sabes que si utilizas alguna herramienta o estrategia específica, estaré encantada de conocerla 🙂 

 

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