¿Quieres cumplir tus objetivos? ORGANÍZATE.
¿Quieres aumentar tu productividad? ORGANÍZATE.
¿Quieres dar un mejor servicio? ORGANÍZATE.
La organización es sinónimo de control, de tranquilidad, y de calidad. Peeero… sé que es el “coco” de muchos, especialmente porque nadie nos ha enseñado a ordenar internamente un negocio.
Es normal. Casi todo emprendedor, por no decir todo, centra toda su atención en temas como el cliente ideal, la definición de la propuesta de valor, la web, los precios, las redes sociales… Y se olvida por completo de los procesos internos, aunque fijate, es la base para que un negocio sea viable.
La buena noticia es que no-pasa-nada: aquí tienes las claves para que puedas empezar a organizar tu negocio de coaching creando tu propio manual de procesos, tanto si acabas de empezar como si ya llevas un tiempo con él en marcha.
¿Comenzamos?😉
Por dónde empezar a organizar tu negocio de coaching
El caos y el desorden son una fuga de energía que no te permite concentrarte en lo importante.
Y eso se refleja en muchos aspectos, aunque no lo creas, que van más allá del estrés de estar buscando un documento que no encuentras por ninguna parte.
Un negocio mal organizado va a dar un peor servicio, seguro.
Si tú como coach no tienes claro el procedimiento desde que llega una persona interesada en trabajar contigo hasta que da el paso, o el proceso desde que comenzáis a trabajar hasta que hacéis el cierre, seguramente tu cliente lo note.
Eso de ir improvisando no es profesional, por mucho que a ti te parezca que no es para tanto.
Además, en el hipotético caso de que tus clientes no lo notaran, el tiempo que pierdes en esa improvisación hace que no puedas atender a más personas, o que tengas que sacrificar tiempo de otras parcelas.
Así que mi consejo es que te mentalices: tienes un negocio, y por lo tanto, es tu responsabilidad optimizar su organización interna. Ya basta de ir viendo sobre la marcha.
Crea un manual de procesos
“¿Un manual de procesos? Bufff, eso es mucho trabajo”, me dirás.
Pues antes de que corras a la cruz de cerrar esta ventana y huyas despavorido, has de saber que:
- Haciéndolo vas a conseguir más beneficios económicos, más tranquilidad, una marca más profesional… Y tu yo del futuro te lo agradecerá 😉
- No hace falta que lo hagas todo de una tanda, puedes ir haciéndolo poco a poco y enriqueciéndolo con el tiempo.
Un manual de procesos, por si no sabes qué es exactamente, es un lugar en el que detallas todas y cada una de las tareas que haces en tu negocio.
Normalmente es un documento ordenado por secciones, aunque también puedes hacerlo en aplicaciones como Notion (que ya sabes que me encanta), Asana, Trello…
El soporte no es lo más importante, lo esencial es que contenga:
Procedimiento con clientes
Desde que el cliente se interesa por tus servicios, hasta que termináis el proceso, es interesante detallar todos y cada uno de los pasos que das.
Por ejemplo:
- La persona me contacta por email y le envío plantilla 1 con la agenda de Calendly.
- Tras la sesión, le envío la plantilla 2 de email con la propuesta.
- Hace el pago, y le envío la plantilla 3 + agendamos la sesión #0
- Etc.
Aquí también puedes incluir, además de plantillas de email, ejercicios que mandes entre sesiones, y también control de calidad del servicio (esto es, encuestas de satisfacción tras el cierre con el cliente).
Gestión y administración
Clave. Aquí vamos a tratar de detallar todo lo que podamos:
# Control de las finanzas
Desde la gestión del dinero del día a día del negocio hasta el control de la rentabilidad, pasando por cuestiones contables, y todo lo que implique.
Aunque tomes la decisión de contar con una gestoría, tú tienes que ser la cabeza en todo esto, y estar al día de los flujos de dinero (ingresos, gastos, previsión, fondo de emergencia…)
# Control del tiempo
¿Sabrías decirme cuántas horas en total le has dedicado a tu último cliente desde que empezaste el proceso con él? ¿Y cuánto tiempo le has dedicado el último mes al marketing?
Controlar el tiempo es importante, tanto para calcular tu precio hora como para poder hacer estimaciones en tu planificación.
En tu manual de procesos es interesante que incluyas las clasificaciones de tiempo que haces a la hora de medirte.
# Gestión documental
Ese agobio que te invade cuando necesitas presentar un documento y no sabes dónde lo has guardado tiene que acabar, y para siempre.
La gestión documental en tu negocio, es decir, cómo se organizan, clasifican y nombran los archivos, es fundamental para ahorrarnos tiempo y agobios.
En tu manual de procesos puedes identificar todos los tipos de documentos de la empresa (físicos y digitales), establecer sistema de archivo, la nomenclatura que tendrán AAMMDD_Cliente para que todo sea lo más uniforme posible.
Esto también aplica al escritorio y las carpetas de tu ordenador.
Con tu manual de procesos planteado, poco a poco podrás ir añadiendo secciones que puedan ser interesantes. Por ejemplo, puedes añadir una sección de marketing en la que incluyas el proceso de creación de contenidos, o una de creación de cursos e infoproductos en la que detalles el paso a paso.
Aquí te dejo un pantallazo del mío en Notion para que puedas ver cómo se ve el proceso de organizar tu negocio:
No te olvides de ir documentando cada vez que hagas algo nuevo, y así te costará menos ir completando el manual.
Como te decía, no necesitas organizar tu negocio de un día para otro: puedes ir haciéndolo por fases mientras vas consiguiendo tu objetivo.
Cuéntame, ¿a tu negocio también le hace falta un poco de organización interna? Te leo. 🤗
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