Organizar tu agenda puede ser la clave para que tu negocio de coaching vaya hacia delante, o no.
Sí, así de decisivo es.
Una jornada caótica es sinónimo de no llegar a nada, pasarte el día apagando fuegos y además ir con unos niveles de energía bajo mínimos.
Por el contrario, tener planificado el día te asegura que le dedicas tiempo a cada cosa, y te aseguras que puedes ir avanzando hacia tus objetivos.
Porque, ¿qué ocurre si te dedicas a dar 6 sesiones al día, 5 días a la semana?
Probablemente, ocurra que:
1 – Tendrás la agenda tan llena, que no tendrás tiempo de nada más que de trabajar con clientes. Ni marketing, ni networking, ni formación, ni ningún otro tipo de actividad.
2 – Estarás dedicándole tanta energía a esto, que no la tendrás disponible para lo demás que es importante, incluyendo tu vida personal.
Y me dirás: “Bueno Arménia, para mí eso no es problema, mi prioridad es tener muchos clientes y llenarme la agenda con sesiones.”
Si este es tu caso, déjame decirte que estás en un error.
Para que tu negocio prospere y crezca, tienes que dedicarle tiempo a tareas básicas como: estrategia, formación, revisión de números…
Eso es algo que solo puedes hacer tú, y para lo que necesitas unas horas que no deberías robarlas ni a tu descanso, ni a tu cuidado personal, ni al tiempo que le dedicas a los tuyos.
Dicho esto, pensarás: “Ok, suena genial pero no sé ni por dónde empezar”. Si es así, sigue leyendo.
Cómo organizar tu agenda si eres coach
Voy a comenzar dándote 3 consejos generales de organización que a mí me han ido muy bien, y después voy a explicarte con un ejemplo cómo lo puedes aplicar en tu día a día.
Consejo #1 – No infravalores tus niveles de energía
A la hora de hacer la planificación, el autoconocimiento es básico.
Puede que comiences tu día malgastando una energía preciosa en responder emails y otras tareas mecánicas, y que a medida que avance el día, no te queden fuerzas para nada más.
Y ojo, porque entre estas tareas mecánicas pueden estar esas “tareas urgentes” (lo pongo entre comillas porque muchas veces no son tan urgentes y pueden esperar un par de horas) y nos dejamos fuera las tareas importantes.
Así que mi recomendación es que clasifiques las tareas entre importantes/urgentes, y por el nivel de energía que requieren, y las distribuyas en función de eso en tu agenda.
Consejo #2 – Organiza tu entorno
Aquí está otra de las claves para organizar tu agenda si eres coach, y es tener un entorno ordenado y limpio.
Con esto me refiero a tus armarios, para no tener que hacer malabares cada mañana cuando toca vestirte, organizar tu mesa de trabajo, para que te sientas mejor trabajando y enfocarte en lo que tienes que hacer, y organizar todos tus espacios en general (incluyendo las carpetas de tu ordenador), para ir mucho más fluido durante el día.
También puede ser interesante organizar tus comidas de la semana, y bloquear el tiempo que le vas a dedicar a comprar y cocinar, así como definir el tiempo en el que vas a limpiar la casa, para no distraerte pensando en todo eso cuando no toca.
Consejo #3 – Libera tu mente
¿Cuántas veces estabas enfocándote en una tarea, y de pronto te ha venido una idea súper interesante que te ha desconcentrado por completo de lo que estabas haciendo?
Seguro que muchas. Y de hecho, puede que más de una vez hayas dejado algo a medias para ponerte con ello.
Pues bien, lo que te propongo es tener siempre a mano una libretita (o una app de notas en tu móvil si te es más cómodo) en la que anotar todo lo que aterrice en tu mente, para encargarte después y no en ese momento.
Aquí pueden ser desde “guardar el edredón” hasta “llamar a la tia Enriqueta por su cumpleaños”, pasando por la idea de una formación, de un lead magnet o cualquier otra cosa que te ronde por la mente.
Verás como de esta forma, con la mente liberada, avanzas mucho más en la planificación que te propongas.
Ejemplo de la agenda de un coach
Teniendo en cuenta estos consejos generales, vamos a ver un ejemplo de cómo puedes organizar tu agenda si eres coach.
El ejemplo vamos a verlo con una persona que quiere trabajar 40 horas a la semana en su negocio, pero si tú trabajas menos horas (porque tienes otro trabajo a tiempo parcial, o porque trabajas a media jornada por motivos personales) adáptalo a tu disponibilidad.
Vamos a partir de una regla, que es la siguiente:
El tiempo de dar sesiones y trabajar con clientes no debería ser superior al 50% de tu jornada. Esto significa, si trabajas 40 horas, que lo ideal es que le dedicaras 20 horas a esto máximo.
Aquí incluiríamos el tiempo que le dedicas a las sesiones, y también el tiempo que le dedicas antes y después.
¿Y el resto del tiempo?
Bueno, el resto del tiempo es el que le vamos a dedicar al marketing, que te recomiendo que sea un 30%, y el 20% restante a temas estratégicos, administrativos y de formación.
Esto es un porcentaje aproximado, por supuesto, pero puede servirte para hacerte una idea de la importancia de sacar horas para el resto de áreas de tu negocio.
Entonces, lo que vamos a hacer es lo siguiente:
- Con la semana entera a la vista, vas a bloquear tu tiempo personal. Esto incluye comida, ejercicio, recados, citas médicas, ir a por los niños….
- Después, vas a bloquear como mínimo 2 horas cada día que serán innegociables, y que serán las que dediques a avanzar en lo importante, 100% libre de interrupciones.
- En tercer lugar, marca las horas de marketing y las de administración y formación. ¿Antes que las de las sesiones con clientes? Lo ideal es que sí, para que tengas el compromiso contigo de hacerlo.
- Por último, ahora sí, marca las horas que vas a estar con tus clientes, dando sesiones o asistencia.
Esta metodología es muy interesante si eres coach, y te recomiendo empezar a implementarla para ver los resultados.
Bonus track: las herramientas que utilizo para organizarme
Notion: ya no puedo vivir sin esta herramienta. Todo mi negocio está volcado en notion, desde el logo de mi marca, pasando por la formación que hago hasta compartir el material de las sesiones con mis clientes.
Google Calendar: para agendar las sesiones y tareas diarias.
Asana: para gestionar todas las tareas que tengo que realizar.
Toggl: conozco el tiempo que le dedico a cada tarea porque lo contabilizo a través de esta aplicación.
¿Cómo te planificas tú? ¿Tienes alguna metodología para organizar tu agenda si eres coach, o más bien vas sobre la marcha?
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